Désirez-vous changer de syndic de copropriété ? Si oui, vous devez savoir que ce n’est pas chose aisée. Avant de procéder à tout changement, vous devrez suivre certaines démarches. Lesquelles ? C’est ce que nous vous ferons découvrir en trois différents points dans cet article. Parcourez-le.
Plan de l'article
Choisir et mettre en concurrence les syndics de copropriété
Avant même de procéder au remplacement d’un syndic de copropriété, il faut se définir certains critères. Le tout premier critère à prendre en compte est le professionnalisme du syndic. Un syndic professionnel vous garantit un service de qualité. Il s’occupe efficacement de la gestion de la copropriété. Aussi, sa prestation vous permet d’avoir des garanties sur le plan financier. Vous pouvez aussi tenir compte du statut du syndic pour le choisir. On distingue les syndics de copropriété qui travaillent à titre de bénévole. On peut également parler de syndics coopératifs. Ces derniers sont cependant moins recommandés que les syndics de copropriété professionnels.
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Après définition de vos critères, lancez votre recrutement et ciblez les plus imposants. Ensuite, mettez-les en concurrence de sorte à choisir le meilleur pour vous servir. La mise en concurrence des candidats doit être fait par le conseil syndical. Il prend assez de temps. Ainsi, le conseil évalue comme il se doit la compétence des différents candidats
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Convoquer une assemblée générale et procéder au vote du nouveau syndic de copropriété
Après sélection et évaluation des candidats, pensez à convoquer une assemblée générale. Le conseil syndical devra se réunir pour la réalisation du contrat de syndic de copropriété. Ils décident ensemble des différents points à inclure dans le contrat pendant l’AG. Aussi, une lettre est : envoyée au syndic du moment. La lettre comprend les informations concernant le renvoi du syndic actuel. Il stipule clairement les fautes commises par ce dernier et le désir de le remplacer. Après envoie de la lettre avec accusé de réception, vous pouvez passer au choix du syndic de copropriété.
Tous les copropriétaires doivent répondre présent pour participer au vote. Le vote se fait de façon à garantir la liberté de choix à chaque copropriétaire. Après vote, le syndic ayant obtenu plus de voie est élue comme nouveau syndic de copropriété. Il arrive toutefois que la majorité ne soit pas atteinte. Dans ce cas, on organise à nouveau le vote. Au cas où le même problème se présente, vous pouvez refaire le vote. Pour éviter de reprendre les votes, il est recommandé de choisir 2 ou 3 candidats.
Après choix, vous pouvez enfin transmettre au nouveau syndic de copropriété les documents. Ce dernier commence par exercer officiellement deux ou trois mois après la tenue de l’AG.
Vérifier les clauses du contrat avec l’ancien syndic de copropriété
Après avoir procédé au choix du nouveau syndic de copropriété, pensez à bien vérifier les clauses du contrat avec l’ancien syndic. Cette étape est nécessaire pour éviter toutes sorties désagréables et imprévues.
Il faut savoir que le contrat signé avec l’ancien syndic contient souvent des clauses spécifiques sur la résiliation anticipée. Il peut inclure une clause d’exclusivité, une clause de durée minimale ou encore une clause de tacite reconduction.
La première chose à faire est donc d’étudier minutieusement ce document afin d’en comprendre tous les termes sur la résiliation anticipée et notamment si cette dernière doit être justifiée. Beaucoup ignorent qu’il existe depuis 2015 un décret qui encadre strictement ces contrats en fixant notamment un modèle type obligeant le prestataire à informer précisément le client des conséquences juridiques liées aux clauses particulières figurant dans son engagement.
Dans certains cas, il se peut que vous soyez amenés à verser des frais supplémentaires pour mettre fin au contrat avant sa date d’échéance officielle. Ces frais sont généralement proportionnels aux mois restants jusqu’à cette échéance, toutefois ils ne peuvent excéder trois fois le montant mensuel facturé par votre ancien syndic.
Une fois ces informations obtenues, il conviendra aussi de vérifier auprès du notaire ayant géré la vente immobilière alors conclue que les règles ont été respectées quand bien même aucun changement n’est intervenu quant au statut juridique propriétaires-vendeurs / acquéreurs-copropriétaires.
Pensez à bien vérifier les clauses du contrat avec l’ancien syndic de copropriété pour éviter toutes sorties imprévues. Il est aussi recommandé de faire appel à un juriste spécialisé dans ce domaine afin d’éviter toute erreur potentiellement coûteuse et/ou inutilement chronophage.
Assurer une transition fluide vers le nouveau syndic de copropriété
Une fois le nouveau syndic de copropriété élu et les formalités de résiliation anticipée avec l’ancien syndic accomplies, il faut prendre contact avec son prédécesseur pour récupérer toutes les informations nécessaires à une prise en main efficace et rapide. Ces informations peuvent inclure les documents relatifs aux comptabilités (bilans, relevés bancaires…), mais aussi des éléments plus spécifiques comme par exemple un inventaire détaillé du matériel mis à disposition dans la résidence.
Il conviendra pour le nouvel office d’enregistrer officiellement sa nomination auprès du tribunal compétent afin qu’un certificat attestant celle-ci soit produit. Ce document sera notamment requis si vous devez effectuer une mise en demeure relative aux charges impayées par certains occupants.
Pour garantir une transition fluide vers votre nouveau syndic de copropriété, pensez donc à communiquer largement autour de cette période charnière. Il faut aussi veiller à ce que toutes les données soient transmises dans leur intégralité pour que la nouvelle gestion soit optimale. Il ne faut pas négliger les démarches administratives auprès des autorités compétentes afin de bien clôturer le précédent contrat.
Avec un peu d’organisation et une bonne communication tant en interne qu’en externe, vous pourrez assurer une transition sereine qui permettra au nouveau syndic de copropriété d’exercer pleinement ses fonctions dans les meilleures conditions possibles.
